結論から言うと、シフト作成と勤怠集計にかかる月の時間は、1か月だけ作業ごとに開始と終了の時刻を書き留めて合計すれば測れます。記憶で「だいたいこのくらい」と見積もるより、作業を細かく分けて記録する方が、どこを仕組みにできるかまで見えてきます。
事務時間は感覚ではなく記録で測る
要点：シフトと勤怠の事務は細切れに発生するため、体感では把握しにくい作業です。まず1か月分を記録することが出発点になります。
シフト作成そのものは月末にまとめて行うことが多い一方、希望休の受付や急な欠勤の差し替えは、診療の合間に少しずつ発生します。勤怠の集計も、打刻漏れの確認や修正の聞き取りが日々に散らばります。一つひとつが短いため、振り返ったときに合計へ入りにくいのです。
たとえば、シフトは月末の一晩で終わると感じていても、その前に受けた希望休の連絡や、確定後の組み直しは勘定に入っていないことがあります。改善を考えるなら、測った数字から始めるのが本質です。
測る前に、作業を5つに分けておく
要点：「シフト作成」「勤怠集計」をひとまとめにせず、作業の単位に分けて記録すると、重い作業と減らせる作業を見分けやすくなります。
ひとまとめに記録すると、合計の時間は分かっても、どこに時間を取られているのかが分かりません。スタッフが15〜30人でユニット数が多い医院では、パート勤務の組み合わせやユニットごとの配置など、条件が重なりやすく、作業ごとの差も大きくなりがちです。
記録の単位は、次の5つを目安にします。
- 希望休・勤務希望の受付と整理
- シフト表の作成（ユニットごとの配置、資格者の配置の確認を含む）
- 確定後の変更・差し替え（急な欠勤、診療予定の変更）
- 勤怠記録の確認（打刻漏れ、修正の聞き取り）
- 月末の集計と、給与計算の担当への受け渡し
分けてから測ることで、記録がそのまま改善の材料になります。
1か月の記録の付け方
要点：作業を始めた時刻と終えた時刻を、その場で一行ずつ書くだけで十分です。後からまとめて書かないことが大切です。
後で思い出して書くと、5分程度の短い作業が抜け落ちます。測りたいのはまさにその細切れの時間なので、その場で書ける形にしておきます。
- 記録する期間を、シフト作成から月末の締めまでの1か月とする
- 記録表に「日付・作業の種類・開始時刻・終了時刻・作業した人・メモ」の列を作る
- 作業のたびに一行書く。短い作業も省かない
- 院長・事務長・受付など、誰が作業したかも書く
- 月末に、作業の種類ごと・作業した人ごとに合計する
たとえば、昼休みに電話で受けた欠勤の連絡と、その日の差し替えの調整も一行として残します。こうした小さな記録の積み重ねが、正確な月の時間になります。
合計を見て、仕組みにできる作業を見分ける
要点：時間が大きい作業のうち、毎月同じ基準で判断を繰り返しているものが、仕組み化の候補です。
判断の基準が決まっている作業は、ルールとして書き出せば、ツールやAIに下書きを任せられます。一方で、スタッフ一人ひとりの事情をくんだ調整は、人が判断した方がよい部分です。この二つを分けて考えると、何を手放せるかが見えてきます。
- 仕組みにしやすい作業：ユニットごとの必要人数の充足確認、資格者の配置の確認、勤務時間の集計、打刻漏れの抽出
- 人が判断した方がよい作業：家庭の事情や体調への配慮、スタッフ間の負担の偏りの調整、例外的な勤務の承認
測った時間を、この二つの区分に振り分けてみてください。仕組みにしやすい側に入った時間が、減らせる時間の見込みになります。
まとめ
シフト作成と勤怠集計の時間は、作業を5つに分け、1か月だけその場で記録して合計すれば測れます。そのうえで、毎月同じ基準で判断している作業を見分けることが、院長が治療に集中できる院内の仕組みを設計する第一歩です。
1か月分の勤怠記録とスタッフ数・ユニット数を入れると、月の事務時間と減らせる時間の見込みが出る診断シートを、玄扇でご用意しています。
よくある質問
歯科医院のシフト作成にかかる時間は、どう測ればよいですか？
1か月間、作業を始めた時刻と終えた時刻を作業の種類ごとに書き留め、月末に合計します。記憶で見積もるより、診療の合間の短い作業まで拾えます。
勤怠の集計時間には、何を含めて測るべきですか？
月末の集計だけでなく、打刻漏れの確認、修正の聞き取り、給与計算の担当への受け渡しまで含めます。日々の短い確認作業が積み重なって、全体の時間になるためです。
測った後、どの作業から減らせばよいですか？
時間が大きく、毎月同じ基準で判断している作業から検討します。ユニットごとの必要人数や資格者の配置のようにルールとして書き出せるものは、ツールやAIに下書きを任せやすい部分です。