院長が治療以外の時間を取り戻す近道は、シフトと勤怠にかかっている時間をまず測り、業務の流れを書き直してから道具を入れることです。道具を先に入れても、手順が変わらなければ手間は残ります。スタッフが15〜30人ほどの医院では、シフト作成や打刻の確認、交代の調整が院長や事務長に集まりがちです。ここを仕組みに置き換えるだけでも、診療と経営に使える時間が生まれます。
シフトと勤怠に使っている時間を、まず測る
要点：改善は、感覚ではなく1か月分の実際の作業時間を書き出すところから始めます。
シフトと勤怠の負担は、診療の合間に少しずつ生まれます。そのため、合計するとどれだけになるのかが見えにくくなります。どこに時間を取られているかが分からないままでは、何から直すべきかも決められません。
次の項目ごとに、「誰が」「月に何回」「1回あたり何分」かかっているかを記録してみてください。
- シフト希望の回収と調整
- シフト表の作成と配布
- 急な欠勤や交代の調整
- 打刻漏れや修正の確認
- 月末の集計と、給与計算の担当者や社労士への受け渡し
数字にしてみると、手を付けるべき作業がはっきりします。測ることそのものが、仕組みづくりの最初の一歩です。
業務の流れは「なくす・まとめる・任せる」の順で書き直す
要点：道具を選ぶ前に、手順そのものを減らすことが本質です。
紙やメッセージアプリで希望を集める流れのまま画面に移すと、転記や二重の確認が残ります。電子化しても手間が減らないと感じる原因の多くはここにあります。
- なくす：誰も見ていない確認や転記をやめる
- まとめる：希望の提出先と締め切り日を1つに決める
- 任せる：決まりごとで処理できる集計や打刻漏れの通知を、仕組みに回す
この順で書き直すと、残る作業は院長が判断すべきものだけになります。入れる道具も深く少なく絞れます。
シフト案は仕組みに出させ、決めるのは院長
要点：AIにはシフト案の下書きまでを任せ、最終判断は院長が持つ分担が現実的です。
職種ごとの配置、チェアの数、予約が集中する曜日や時間帯など、条件が多い組み合わせを解くのは機械の得意分野です。一方で、スタッフの家庭の事情や育成の狙いは院長にしか分かりません。
仕組みに渡す条件の例を挙げます。
- 曜日と時間帯ごとに必要な歯科衛生士・歯科助手・受付の人数
- 各スタッフの勤務できる日と希望の休み
- 連続勤務の上限や、休憩の取り方の決まり
下書きが出れば、院長の仕事は「ゼロから作る」から「確かめて直す」に変わります。
患者情報と人事情報は、院の外に出さない設計にする
要点：AIを使う前に、外部のサービスに送らない情報の線引きを決めておくことが前提です。
患者の病歴などは、個人情報保護法で要配慮個人情報とされています。スタッフの給与・評価・健康に関わる情報も、慎重に扱う必要があります。便利さを優先して線引きをあいまいにすると、あとから取り返すのは難しくなります。
- 院内で処理する：患者情報、給与・評価・健康に関わる人事情報
- 外部のAIに任せてよい：個人が特定されない文章の下書き、公開されている情報の整理
あわせて、データの送り先、送ったデータが学習に使われるかどうか、誰が閲覧できるかを確かめておきます。線引きを先に設計しておけば、安心して仕組みを広げていけます。
まとめ
治療以外の時間を取り戻すには、次の順で進めます。
- シフトと勤怠に使っている時間を測る
- 業務の流れを書き直す
- シフト案の下書きを仕組みに任せる
- 情報の線引きを決める
一度にすべてを変える必要はありません。いちばん時間を取られている作業から順に置き換えていくのが、無理なく続けて成果につなげるやり方です。玄扇では、こうした考え方を院長同士で確かめ合う少人数の勉強会を開いています。参加した医院には、勤怠データ2週間分の無料診断と個別相談の枠を用意しています。
よくある質問
歯科医院のシフト作成にかかる時間はどう減らせますか？
まず1か月分の作業時間を項目ごとに測り、シフト希望の提出方法と締め切りを1つにまとめることから始めます。そのうえで、条件を満たすシフト案の下書きを仕組みに出させ、院長は確認と調整に集中すると、作業が減りやすくなります。
勤怠管理にAIを使うと、スタッフや患者の個人情報は大丈夫ですか？
どの情報を院の外に送らないかを先に決めておけば、リスクを抑えて使えます。患者情報や、給与・評価・健康に関わる人事情報は院内で処理します。外部のAIには、個人が特定されない作業だけを任せるのが基本の使い分けです。
シフト管理の道具を入れる前に、何を準備すればよいですか？
今の業務の流れを書き出し、なくせる手順とまとめられる手順を整理しておくことです。手順を整理しないまま道具を入れると、紙と画面への二重入力や確認作業が残りやすくなります。
出典・参考
- 個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン （通則編） （案）（soumu.go.jp・2026-11-12 確認）
- 「要配慮個人情報」とはどのようなものを指しますか。また「要配慮個人情報」にかかる留意点は何でしょうか。 ｜個人情報保護委員会（ppc.go.jp・2026-11-12 確認）
- 個人情報の保護に関する法律についてのガイドライン（通則編） ｜個人情報保護委員会（ppc.go.jp・2026-11-12 確認）
- 雇用管理分野における個人情報のうち健康情報を取り扱うに当たっての留意事項 ｜個人情報保護委員会（ppc.go.jp・2026-11-12 確認）