院長がシフト作成と勤怠集計に毎月どれだけの時間を使っているかは、作業を6つの工程に分けて1か月だけ記録すると見えてきます。6つとは「希望休の回収」「下書き」「調整」「確定と周知」「月中の変更対応」「月末の勤怠集計」です。時間が見えれば、どこを仕組みに置き換えると治療に戻れる時間が増えるかを、感覚ではなく数字で決められます。
なぜシフト作成の時間は「見えない」のか
シフト作成は細かい作業が1か月に散らばっているため、合計の時間が本人にも見えにくい業務です。
希望休はメッセージや口頭で届き、下書きは昼休みや診療後に作り、急な欠勤が出れば組み直します。一つひとつは短い作業でも、月の中で何度も起きます。決まった作業時間として確保されていないので、合計を意識する機会がありません。
スタッフが15〜30人いてユニットの多い医院では、ユニットごとに歯科医師・歯科衛生士・歯科助手の組み合わせを考える必要があります。常勤・非常勤・パートで勤務できる曜日や時間も人によって違います。人数と条件が増えるほど、調整のやり直しも増えやすくなります。
「なんとなく大変」のままでは、何から改善するかを決められません。まず合計の時間を出すことが出発点です。
シフトと勤怠の作業を6つの工程に分ける
作業を6つの工程に分けると、時間がかかる理由が工程ごとに違うことがわかります。
- 希望休・勤務条件の回収：紙・口頭・メッセージで届く希望の取りまとめ
- 下書きの作成：ユニット配置と人数の割り当て
- 調整：希望休の重なり、歯科衛生士の配置、有資格者の確保
- 確定と周知：印刷・掲示・個別の連絡
- 月中の変更対応：急な欠勤や交代による組み直し
- 月末の勤怠集計：打刻の確認と修正、残業時間の集計、給与担当への受け渡し
ひとまとめに「シフト業務」と呼んでいると、原因も対策もぼやけます。回収は「集め方」、調整は「配置のルールが決まっていないこと」、集計は「手作業の転記」が時間のかかる原因になりやすく、それぞれ打ち手が違います。
工程に分けることは、改善の打ち手を選べる形に業務を設計し直すことでもあります。
1か月だけ記録する手順
記録は精密でなくてよく、工程名とおおよその分数を1か月分書きとめるだけで十分です。
- 6つの工程を書いた表を1枚用意する（紙でもExcelでもよい）
- 作業をした日に、工程名とおおよその分数を書き込む
- 院長と事務長など、関わった人ごとに分けて書く
- 月末に、工程ごと・人ごとに合計する
計算の例を示します。仮に、希望休の回収に週30分、月中の変更対応に週1時間、月末の集計に5時間かかっているとすると、それだけで月に11時間ほどになります（数字は計算の仕方を示すための例です）。
記録は改善の材料であって、誰かを評価するためのものではありません。そのことをスタッフにも伝えておくと、希望の出し方を変えるときにも協力を得やすくなります。
見える化した後、どの工程から仕組みにするか
最初に手をつけるのは、時間が長く、毎月同じ手順を繰り返していて、判断を含まない工程です。
- 毎月ほぼ同じ手順を繰り返している → 仕組みに置き換えやすい
- 転記や集計など判断を含まない → 半自動に向いている
- 院長の判断が要る（配置の最終決定、スタッフへの配慮） → 院長に残す
判断の要る工程まで一度に自動にしようとすると、ルールの整理に時間がかかり、かえって負担が増えることがあります。たとえば、希望休の出し方を決まった入力の形にそろえるだけでも、取りまとめと転記の時間が減る見込みがあります。打刻のデータから残業時間を自動で集計できれば、月末の転記作業も減らせる見込みです。
一度にすべてを変えず、効果の大きい1つの工程から深く少なく進めるのが、無理なく続けるための本質です。
まとめ
シフト作成と勤怠集計の負担は、6つの工程に分けて1か月記録すれば数字で見えるようになります。そのうえで、繰り返しが多く判断を含まない工程から仕組みに置き換え、配置の判断は院長に残す。この順番で進めると、治療に集中できる時間を少しずつ取り戻せます。玄扇では、こうした作業時間の洗い出しを院長と一緒に進めています。
よくある質問
歯科医院のシフト作成には、どれくらいの時間がかかりますか？
スタッフ数、ユニット数、勤務形態の組み合わせによって大きく変わるため、一律の目安は示しにくい業務です。作業を6つの工程に分けて1か月記録すると、その医院の実際の時間がわかります。
シフト作成を自動化すれば、院長の仕事はなくなりますか？
なくなりません。転記や集計のように判断を含まない作業は半自動に向いていますが、ユニット配置の最終判断やスタッフへの配慮は、院長や事務長に残す方が現実的です。
作業時間を記録すること自体が負担になりませんか？
工程名とおおよその分数だけを書く形にすれば、負担は小さく抑えられます。精密に測ることより、1か月続けて工程ごとの合計を出すことを優先してください。
出典・参考
- 労働条件「1ヶ月単位の変形労働、週平均って？」（No.342）2021.10.21 | 社会保険労務士法人ことのは（sr-kotonoha.or.jp・2026-11-12 確認）
- 1か月は、平均何週間ですか？小数点が、付いてもいいです。 - 1年365日を7... - Yahoo!知恵袋（detail.chiebukuro.yahoo.co.jp・2026-11-12 確認）
- ・歯科衛生士法(◆昭和23年07月30日法律第204号)（mhlw.go.jp・2026-11-12 確認）
- 歯科衛生士とは | 歯科衛生士学校｜東京歯科衛生専門学校（tdh.ac.jp・2026-11-12 確認）
- 兵庫県歯科衛生士会 :: 歯科衛生士とは（hyogo-dh.or.jp・2026-11-12 確認）