院長が診療の後に毎月かけているシフト作成と勤怠集計の時間は、まず今の時間を測り、業務の流れを書き直してから仕組みを入れ、同じやり方で測り続けると、確実に減らせて、その効果を数字で確かめられます。いきなり道具を入れても、何がどれだけ変わったのかは分かりません。本記事では、その進め方を順を追って解説します。
なぜ「測ってから」変えるのか
基準がなければ、改善したかどうかは判断できません。 導入前の時間を測ることが、負担を減らす取り組みの出発点です。
シフト作成や勤怠集計は月に一度まとまって発生するため、院長自身も「毎月どれくらいかかっているか」を正確には覚えていないことがよくあります。診療の後に少しずつ進めていると、なおさら合計が見えにくくなります。
たとえば「だいぶ楽になった気がする」という感想だけでは、続けるかどうかを決めるときにも、スタッフに説明するときにも根拠になりません。導入前の数字があってはじめて、比べることができます。
負担を減らす取り組みは、仕組みを入れる前の「測る」から始まります。
導入前の1か月で測ること
導入前の1か月で、シフト作成と勤怠集計にかかる時間を作業ごとに記録します。 これがその院の基準になります。
作業時間は1日単位ではなく月単位で動くため、1か月分の記録がないと実態はつかめません。記録は院長一人で抱えず、事務長と一緒に始めると漏れが減ります。
記録する項目は、次のように絞ると続けやすくなります。
- シフト作成：希望の取りまとめ、組み立て、調整、確定と共有
- 勤怠集計：打刻の確認、修正の反映、月の集計、給与担当への受け渡し
- それぞれの作業の開始時刻・終了時刻と担当者
- 手戻り（やり直し・問い合わせ対応）の発生回数
細かく測りすぎると、記録そのものが負担になります。「深く少なく」、比べるのに必要な項目だけを確実に残すことが大切です。
業務の流れを書き直してから仕組みを入れる
自動化の前に、業務の流れそのものを書き直します。 今の手順のまま道具だけを替えても、手間は形を変えて残りやすいからです。
記録を見返すと、時間を取っているのは作業そのものより、確認の往復や二重入力であることがよくあります。そこを整理しないまま自動化すると、手直しの手間が残ります。
書き直しの後に入れる仕組みは、たとえば次のような形です。
- シフト：スタッフの希望と院の条件から、シフトの案を自動で作る。院長は確認と最終調整だけを行う
- 勤怠：打刻データの集計を自動化し、例外（打刻漏れ・修正申請）だけを人が確認する
シフトや勤怠はスタッフ個人に関わる情報です。院の外部のサービスに送らず、院の中で処理できる環境で扱うことを、導入の条件にしておくと安心です。
仕組みは、流れを整えた後に入れてこそ効果が出ます。
3か月、同じやり方で測り続ける
導入後は3か月、導入前と同じ項目・同じやり方で毎月測ります。 測り方を変えると、比べた数字の意味がなくなるためです。
最初の月は慣れない操作で時間がかかることもあり、1か月だけで良し悪しを判断するのは早すぎます。3か月続けると、慣れによる変化と仕組みによる変化を分けて見やすくなります。
月に1回、院長と事務長で振り返りの時間を取り、次の点を確認します。
- 導入前の基準と比べて、各作業の時間はどう変わったか
- 手戻りの回数は減ったか
- 新しく生まれた手間はないか
- 次の月に流れのどこを直すか
数字と現場の声を毎月突き合わせることで、成果を言葉と数字の両方で説明できるようになります。
まとめ
シフト作成と勤怠集計の負担を減らす本質は、測る → 流れを書き直す → 仕組みを入れる → 同じやり方で測り続けるという順番を守ることです。導入前の1か月の記録が、すべての比較の土台になります。
玄扇では、こうした測定から業務の設計、仕組みの導入までを医院と一緒に進めています。
よくある質問
シフト作成の時間は、どうやって測ればよいですか？
作業を始めた時刻と終えた時刻を、その都度簡単な記録表に書くのが確実です。勤怠記録とあわせて1か月続けると、その院の基準になります。記録する人の負担を軽くするため、項目は作業の名前と時間に絞ります。
なぜ導入前に1か月も測る必要があるのですか？
シフト作成も勤怠集計も月に一度まとまって発生する作業なので、1か月分の記録がないと実態がつかめないからです。基準がないと、導入後に減ったのかどうかを比べようがありません。
スタッフの勤怠データを AI で扱っても大丈夫ですか？
勤怠やシフトは個人に関わる情報なので、院の外部のサービスに送らずに処理できる環境を選ぶのが安心です。どこでデータを扱うのかを導入前に確かめ、スタッフにも説明しておきます。
出典・参考
- 「個人情報保護法」を分かりやすく解説。個人情報の取扱いルールとは？ | 政府広報オンライン（gov-online.go.jp・2026-11-12 確認）
- 特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編） ｜個人情報保護委員会（ppc.go.jp・2026-11-12 確認）
- 雇用管理に関する個人情報の適正な取扱いを確保するために事業者が講ずべき措置に関する指針の解説｜厚生労働省（mhlw.go.jp・2026-11-12 確認）
- soeasy buddy for dental | 歯科医院のシフト作成はなぜ大変？院長・リーダーの負担を減らす5つのコツ（service.soeasybuddy.com・2026-11-12 確認）
- 歯科医院・クリニック向け 給与計算アウトソーシング（勤怠集計・給与・賞与）｜歯科専門の社労士｜ACTS社会保険労務士事務所（acts-sr.com・2026-11-12 確認）
- 歯科医院専用のクラウド型勤怠管理「シカポチ勤怠」（kintai.shikapochi.jp・2026-11-12 確認）
- 【2026年病院・医療機関向け】勤怠管理システム14選！ - 歯科医院・クリニックのホームページ制作は株式会社ITreat（itreat.co.jp・2026-11-12 確認）